Sắp xếp, quản lý và sử dụng văn phòng phẩm một cách hợp lý
Trong một công ty, việc quản lý các vật dụng văn phòng phẩm là công việc hết sức bình thường đối với bất kì nhân viên nào. Tuy nhiên việc sắp xếp các dụng cụ văn phòng phẩm cũng cần được chú trọng hơn nếu bạn không muốn mình rơi vào tình trạng khó xử. Có rất nhiều cách bảo quản văn phòng phẩm khác nhau và việc quản lý nó một cách khoa học sẽ giúp bạn dễ dàng theo dõi số lượng hàng hóa cần thiết sử dụng hay đã hết, đảm bảo phục vụ tốt nhu cầu sử dụng không trì hoãn công việc.
Trước khi bạn có ý định mua văn phòng phẩm cho công ty, đầu tiên bạn hãy liệt kê rõ các mặt hàng văn phòng phẩm cần thiết sử dụng và lên phương án dự trù những mặt hàng cần mua. Phương án trên giúp bạn luôn biết chính xác số lượng mặt hàng văn phòng phẩm mình mua và làm giảm những sai sót khi mua không đúng số lượng gây thất thoát, lãng phí lớn. Và bạn sẽ dự trù trước chi phí sẽ phải bỏ ra khi mua hàng là bao nhiêu.
Khi mua về bạn cần phải phân chia theo nhiều bộ phận và có sự giám sát chặt chẽ hơn. Bạn nên theo dõi chi tiết để kiểm tra xem nhân viên có sử dụng lãng phí hay không? Mặt khác là theo dõi để lên kế hoạch kịp mua sắm nhằm phục vụ cho công việc hoạt động đúng tiến trình và hiệu quả hơn.
Mỗi một mặt hàng văn phòng phẩm luôn có định mức sử dụng nhất định cho từng bộ phận khác nhau. Hàng tháng hay hàng quý, sẽ có bộ phận kiểm tra lại lượng sử dụng văn phòng phẩm để có thể bổ sung cho hợp lý.
Quản lý đồ dùng văn phòng phẩm là việc làm khá quan trọng của đội ngũ nhân viên trong mỗi công ty. Có cách sử dụng những mặt hàng văn phòng phẩm một cách chuẩn xác sẽ giúp văn phòng chú tâm hơn tới các bộ phận có sử dụng văn phòng phẩm tốt hay không.
Sau đây là những cách để quản lý và sắp xếp hồ sơ, văn phòng phẩm một cách khoa học và hợp lý nhất:
- Có sự sắp xếp gọn gàng, ngăn nắp, bỏ đi những văn phòng phẩm không cần thiết và chỉ giữ lại những văn phòng phẩm liên quan đến công việc của bạn.
- Dọn dẹp bàn làm việc sạch sẽ, thường xuyên lau chùi bụi bẩn.
- Trên bàn làm việc chỉ để lại những vật dụng cần thiết như máy tính, điện thoại, bút viết, giấy note,...
- Sắp xếp thư từ vào hồ sơ
- Sử dụng nhiều file đựng hồ sơ, giấy tờ và văn phòng phẩm cần thiết.
- Sắp xếp hồ sơ phải đơn giản và quản lý được.
- Làm nổi bật các tập hồ sơ bằng giấy note màu giúp bạn tìm thông tin một cách nhanh chóng.
- Không nên cho quá nhiều dụng cụ văn phòng phẩm vào ngăn kéo, nó làm bạn rất khó trong việc tìm kiếm vật dụng khi cần thiết.
- Nên phân tất cả các loại thẻ và tem theo một chủ đề nhất định
- Cuối ngày bạn nên sắp xếp ngăn nắp các loại giấy tờ theo file đựng hồ sơ cố định
- Xếp giấy tờ, văn phòng phẩm ngăn nắp, gọn gàng. Bạn sẽ cảm thấy thoải mái hơn nếu ngày hôm sau bắt đầu làm việc với một tinh thần sảng khoái.
VĂN PHÒNG PHẨM THIÊN AN PHƯỚC
Website: vanphongphamgiarehcm.com
Hotline: 08.3602.2248 - 0916.649.029
Đăng nhận xét